قانون الوثائق والمحفوظات

في تطبيق أحكام هذا القانون يكون للكلمات والعبارات الآتية المعنى المبين قرين كل منها ما لم يقتض سياق النص خلاف ذلك:

تسري أحكام هذا القانون على الوثائق والمحفوظات ونظامها وإجراءات العمل الخاصة بها وتنظيمها الإداري والفني والاطلاع عليها، ويهدف إلى جمعها وحفظها للصالح العام والمساعدة على تسيير المرافق العامة وعلى إثبات حقوق الأشخاص الطبيعيين والاعتباريين وحماية التراث الوطني وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني.

تكون لموظفي الهيئة الذين يصدر بتحديدهم قرار من السلطة المختصة بالاتفاق مع الهيئة صفة الضبطية القضائية في تطبيق أحكام هذا القانون، واللوائح والقرارات المنفذة له.

تتولى الهيئة إدارة الوثائق والمحفوظات وتهدف بصفة أساسية إلى تحقيق الآتي: أ- تطوير مجال الوثائق والمحفوظات والعمل على النهوض به. ب- الإشراف الفني على تنظيم الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات المعنية. ج- جمع أرصدة ومجموعات المحفوظات وترتيبها وحفظها حماية للتراث الوطني. د- العمل على حسن استغلال المحفوظات وتشجيع البحث العلمي والإبداع الفكري والفني. هـ- جمع وحفظ الوثائق المتعلقة بالدولة في الخارج وتمكين المستفيدين من الاطلاع عليها.

تباشر الهيئة جميع الاختصاصات وتجري جميع التصرفات والأعمال اللازمة لتحقيق أهدافها، وعلى الأخص ما يأتي: أ- تقديم الدعم الفني في مجال إدارة الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات المعنية والموافقة على نظم تصنيفها وجداول مدد استبقائها. ب- متابعة حسن تنفيذ إجراءات وقواعد العمل المقررة للوثائق بالتنسيق مع الجهات المعنية. ج- استلام المحفوظات وإعدادها فنيا وحفظها. د- إعداد ونشر أدوات البحث في المحفوظات من فهارس وأدلة وقواعد بيانات وغيرها من الأدوات التي تمكن المستفيدين من الوصول إلى أرصدتها ومكوناتها. هـ- العمل على تيسير الاطلاع على المحفوظات. و- القيام بالأنشطة التي تبرز القيمة الثقافية والعلمية والتربوية للمحفوظات وذلك باستعمال كل الوسائل المناسبة. ز- اتخاذ ما يلزم لصيانة أرصدة الوثائق والمحفوظات بالهيئة وحمايتها من كل المخاطر. ح- تدريب الموظفين العاملين بمجال الوثائق والمحفوظات. ط- العمل على تيسير البحوث العلمية في مجال الوثائق والمحفوظات. ي- تمثيل السلطنة لدى المنظمات والهيئات الدولية ذات العلاقة داخل الدولة وخارجها وذلك بالتنسيق مع الجهات المختصة وكذا تنمية مجالات التعاون وتبادل التجارب والخبرات مع تلك المنظمات والهيئات. وللهيئة أن تستعين بمن ترى من الخبراء والمستشارين في ممارسة هذه الاختصاصات.

يجب المحافظة على أرصدة الوثائق والمحفوظات العامة على هيئتها الأصلية وتركيبها الداخلي عند نشأتها دون فصلها.

الوثائق والمحفوظات العامة من الأملاك العامة للدولة ولا يجوز التعدي أو الحجز عليها أو التصرف فيها للغير بأية طريقة أو تملكها أو كسب أي حق عيني عليها بالتقادم. ويلتزم كل شخص طبيعي أو اعتباري يحوز وثائق أو محفوظات عامة بأي وجه بتسليمها إلى الهيئة طبقا للإجراءات وخلال المدد التي تحددها اللائحة.

تؤول إلى الهيئة وثائق ومحفوظات أي جهة معنية ألغيت أو يتم إلغاؤها أو تغيير شكلها القانوني ما لم تسند مهامها واختصاصاتها إلى جهة أخرى.

تؤول إلى الهيئة وثائق ومحفوظات أية مؤسسة أو شركة تساهم الحكومة في رأس مالها بما لا يقل عن ٢٥٪ في حالة تخصيصها أو التنازل عنها، باستثناء الوثائق التي تعتبر ضرورية لمواصلة العمل والتي يتم تحديدها عند إجراء عملية التخصيص أو التنازل وذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة.

مع مراعاة حكم المادة (١٨) من هذا القانون تتولى الجهة المعنية تحويل الوثائق الجارية بعد انتهاء الحاجة إليها إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة أو إتلافها وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة وذلك بعد انقضاء مدد الاستبقاء المحددة لها.

تحفظ الوثائق الوسيطة في أماكن معدة لهذا الغرض لدى الجهة المعنية وتحت مسؤوليتها طيلة مدد الاستبقاء المحددة لها، ويتم الاطلاع عليها طبقا للضوابط والإجراءات التي تحددها اللائحة. وتلتزم كل جهة معنية عند إعداد مكان مناسب لحفظ وثائقها الوسيطة بالحصول على موافقة الهيئة حتى يتسنى تطبيق المواصفات التي تحددها الهيئة.

يتولى إدارة الوثائق الوسيطة موظفون لدى الجهة المعنية يتم تأهيلهم وإعدادهم لهذا الغرض وفقا للإجراءات والنظم التي تصدر في هذا الشأن.

يجوز للجهة المعنية التي قامت بترحيل محفوظاتها إلى الهيئة الاطلاع عليها أو استرجاعها مؤقتا كلما اقتضى الأمر ذلك وفقا للإجراءات التي تحددها اللائحة.

يجوز لكل شخص الاطلاع على المحفوظات والاستفادة منها بعد انقضاء ثلاثين سنة على الأقل من تاريخ إنشائها أو الحصول عليها بالجهة المعنية.

ترفع المدة الواردة بالمادة (٢٦) من هذا القانون إلى ستين سنة بالنسبة إلى المحفوظات الآتية: أ- (ملغى). ب- المحفوظات المتعلقة بالتحقيقات والإحصاءات وأية محفوظات أخرى تتضمن معلومات عن الأفراد تخص أفعالهم وسلوكهم وتمس حياتهم الشخصية والعائلية. ج- المحفوظات المتعلقة بالقضايا المرفوعة أمام القضاء التي لها صلة بحياة الأفراد الشخصية أو العائلية، وتحتسب المدة المذكورة من تاريخ القرار أو الحكم البات في القضية أو من تاريخ غلق الملف الخاص بها نهائيا. د- المحفوظات المتعلقة ببيانات وسجلات الأحوال المدنية الخاصة بالزواج والطلاق والوفيات.

يستثنى من أحكام المواد (٢٦) و(٢٧) و(٢٨) من هذا القانون الحالات الآتية: أ‌- يجوز الاطلاع على المحفوظات متى أصبح الاطلاع عليها مسموحا به قانونا. ب- لرئيس الهيئة السماح بالاطلاع على المحفوظات لاعتبارات تتعلق بالصالح العام أو بمقتضيات البحث العلمي شريطة موافقة الجهة التي أنشأت هذه المحفوظات مع مراعاة عدم المساس بالطابع السري للحياة الشخصية أو بأمن الوطن وسلامته. ج- يجوز لكل ذي مصلحة أن يحصل على نسخ ومضامين مصدقا بصحتها من المحفوظات التي تخصه، وتكون لهذه النسخ والمضامين ذات القيمة القانونية لأصولها، ويجرى التصديق عليها من قبل رئيس الهيئة أو من يفوضه وذلك مقابل رسم تحدده الهيئة ويصدر به قرار من رئيس الهيئة بعد موافقة وزارة المالية.

يجوز لكل شخص سمح له بالاطلاع على المحفوظات وفقا لأحكام هذا القانون أن يحصل على نسخ أو صور أو مضامين من هذه المحفوظات على نفقته مقابل رسم تحدده الهيئة ويصدر به قرار من رئيس الهيئة بعد موافقة وزارة المالية، ولا يجوز له استعمال ما يحصل عليه لأغراض تجارية إلا بعد ترخيص كتابي بذلك من الهيئة.

يلتزم كل من يطلع على المحفوظات بموجب عمله بعدم استعمالها خارج نطاق ما تسمح به أحكام هذا القانون واللائحة.

يلتزم كل من يملك أو يحوز وثائق خاصة تهم الصالح العام بتسجيلها لدى الهيئة وتبين اللائحة كيفية تحديد هذه الوثائق وتسجيلها.

يحتفظ مالك أو حائز الوثائق الخاصة بعد تسجيلها لدى الهيئة بحقه في الملكية أو الحيازة ويلتزم بحفظها وترميمها أو السماح بترميمها من قبل الهيئة، كما يلتزم بالإبقاء على مكوناتها وعدم تجزئتها. ويتم الاطلاع على هذه الوثائق وفق الشروط التي يضعها مالكها أو حائزها بالتنسيق مع الهيئة.

على مالك أو حائز الوثائق الخاصة التي تم تسجيلها أن يخطر الهيئة بأي تصرف قانوني فيها خلال مدة لا تقل عن ثلاثين يوما قبل القيام بالتصرف.

للهيئة حق شراء أي وثائق خاصة تهم الصالح العام، ويتم تقييم هذه الوثائق وتحديد ثمنها عن طريق لجنة تشكل لهذا الغرض على النحو الذي تبينه اللائحة.

كل الوثائق الخاصة التي تحصل عليها الهيئة عن طريق الهبة أو الوصية أو الشراء تعتبر وثائق عامة.

يجوز لمالك الوثائق الخاصة أو حائزها إيداعها بصفة أمانة لدى الهيئة بموجب عقد يبرم بينهما في هذا الشأن إذا كانت تتعلق بالصالح العام.

لا يجوز إخراج أي وثائق خاصة تهم الصالح العام من البلاد بصفة مؤقتة أو نهائية إلا بعد الحصول على موافقة كتابية من الهيئة وذلك على النحو الذي تبينه اللائحة.

تنشأ بالجهات المعنية دوائر أو أقسام تتولى إدارة الوثائق بها وذلك بالتنسيق مع الهيئة، وتتبع هذه الدوائر أو الأقسام مباشرة رئيس الجهة المعنية أو رئيس الفرع التابع لها في المحافظات والمناطق، وتلحق بها الأقسام القائمة بأعمال البريد.

تتولى دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية تطبيق القواعد والنظم والإجراءات التي تعتمدها الهيئة لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة كما تتولى ما يأتي: أ- إعداد نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها والأدوات الإجرائية اللازمة لإدارة الوثائق. ب- القيام بالأعمال المتعلقة بالبريد. ج- تقديم الدعم الفني للموظفين في تطبيق القواعد والنظم المقررة للوثائق. د- تقديم المساعدة الفنية للموظفين في عملية تحويل الوثائق الجارية إلى مكان حفظ الوثائق الوسيطة. هـ- إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للجهات المنشئة لها عند الطلب. و- ترحيل المحفوظات إلى الهيئة. ز- إتلاف الوثائق التي انتهت المدة القانونية لحفظها وفق القواعد المقررة. ح- المشاركة في الفعاليات التي تنظمها الهيئات والمنظمات ذات العلاقة داخل البلاد وخارجها.

يتم تجميع محفوظات الجهات المعنية بالمحافظات والمناطق في الفروع التي تنشئها الهيئة، وتبين اللائحة كيفية تنظيمها ونشاطها.

يصدر رئيس الهيئة لائحة تتضمن تصنيف وتوصيف وظائف الوثائق والمحفوظات وشروط شغلها والدرجات المالية المقررة لها وبدل طبيعة العمل الذي يمنح لشاغلها وذلك بعد التنسيق مع الجهات المختصة، وفي ما عدا ذلك يسري في شأن موظفي الوثائق والمحفوظات قانون الخدمة المدنية أو أي قانون آخر يخضع له هؤلاء الموظفين.

تعد الهيئة، بالتنسيق مع وزارة المالية، خطة سنوية لوظائف الوثائق والمحفوظات بالجهات المعنية تحدد فيها احتياجات كل جهة من تلك الوظائف، وتقوم وزارة المالية بإدراجها ضمن الموازنات السنوية للجهات المعنية وذلك بعد اعتمادها من مجلس الوزراء، وتتولى الهيئة متابعة تنفيذها مع وزارة الخدمة المدنية والجهات المختصة.

تتولى الهيئة، في ضوء ما تقتضيه خطط التوظيف المشار إليها في المادة السابقة، ما يأتي: أ- إعداد وتنفيذ برامج تأهيل على رأس العمل للموظفين القائمين بالعمل في دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية أو في المحفوظات بالهيئة. ب- إعداد وتنفيذ خطط للتأهيل العلمي للموظفين القائمين بالعمل في دوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية أو في المحفوظات بالهيئة وذلك بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي. ج- إعداد وتنفيذ خطط للتأهيل العلمي في مجال الوثائق وذلك لتوفير الكوادر الفنية لشغل وظائف الوثائق والمحفوظات الشاغرة بدوائر وأقسام الوثائق بالجهات المعنية أو بالهيئة وذلك بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي. ويتم تعديل الأوضاع الوظيفية للموظفين العاملين في مجال الوثائق والمحفوظات بالجهات المعنية أو بالهيئة عند اجتيازهم بنجاح لبرامج التأهيل على رأس العمل أو التأهيل العلمي المتخصص وفق الخطط المعتمدة.